Datenschutzerklärung für Bewerber

Datenschutzhinweise für Mitarbeitende und andere vergleichbar Betroffene ¹

Mit den folgenden Informationen möchten wir Dir einen Überblick über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch uns und Deine Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Bestandteilen Deines Beschäftigungsverhältnisses (Arbeitsvertrag mit einer/einem Mitarbeitenden; Dienst- bzw. Werkvertrag mit einer/einem externen Auftragnehmer/-in) sowie etwaiger Zusatzleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Dich zutreffen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist:

freshcells systems engineering GmbH
Burghofstraße 40
40223 Düsseldorf
+49 (0) 211 933 01 10
eva.piasetzky@freshcells.de

Du erreichst unseren Datenschutzbeauftragten unter:

freshcells systems engineering GmbH
Burghofstraße 40
40223 Düsseldorf

oder per E-Mail: datenschutz@freshcells.de.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unseres Beschäftigungsverhältnisses von unseren Mitarbeitenden oder anderen vergleichbar Betroffenen erhalten oder gewonnen haben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von Dritten (z.B. Hinweise auf strafbare Handlungen) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort sowie Staatsangehörigkeit), familiäre Daten (z.B. Familienstand, Angaben zu Deinen Kindern), Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant, z.B. bei einer Schwerbehinderung), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten), Steueridentifikationsnummer und Angaben zur Qualifikation sowie früheren Arbeitgebern. Darüber hinaus können dies auch Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Kontodaten, Gehaltszahlungen), Informationen über Deine finanzielle Situation (z.B. Kreditverbindlichkeiten, Gehaltspfändungen, betriebliche Altersvorsorge) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Wofür verarbeiten wir Deine Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Artikel 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Dir bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Sofern Du Zusatzleistungen in Anspruch nimmst (z.B. JobRad, Firmenwagen, Jobticket), werden Deine Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.

b. im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Artikel 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Deine Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

1. Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung
2. Maßnahmen bei organisatorischen Veränderungen
3. Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
4. Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
5. Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen
6. Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit, z.B. Zutrittskontrollen
7. Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts

c. aufgrund Deiner Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Artikel 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG)

Soweit Du uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt hast (z.B. Weitergabe von Unterlagen an verbundene Unternehmen, Veröffentlichung von Fotos auf Website, verlängerte Speicherung von Bewerbungsunterlagen), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Deiner Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

d. aufgrund gesetzlicher oder rechtlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Artikel 88 DSGVO und § 26 BDSG) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Steuergesetze).

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Deine Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen, z.B. Vorgesetzte, Personalabteilung. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Gehaltsabrechnung, Schulungsanbieter, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen sowie Telekommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigte dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die betroffene Person eingewilligt hat oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

1. Sozialversicherungsträger
2. Krankenkassen
3. Versorgungswerke
4. Steuerbehörden
5. Berufsgenossenschaften
6. öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
7. Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für Gehaltszahlungen)
8. Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer
9. Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Du uns Deine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hast oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nur dann statt, wenn die gesetzlichen Vorschriften für solche Drittstaatstransfers erfüllt sind. So darf ein Drittstaatstransfer nach Artikel 44ff. DSGVO unter anderem nur dann durchgeführt werden, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, Standarddatenschutzklauseln verwendet werden oder Du uns Deine Einwilligung erteilt hast.

Konkret findet eine Übermittlung in die USA sowie Russland im Zusammenhang mit der Verwendung von Standard-Software sowie der Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern statt. Gesetzliche Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss „EU-U.S. Privacy Shield“ bzw. Standardvertragsklauseln.

Du kannst bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutze hierfür die oben angegebenen Kontaktdaten.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Deine personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

1. Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.
2. Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Dich widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Du kannst diese Rechte zumeist selbst über unsere Personalabteilung ausüben oder Dich an den Datenschutzbeauftragten wenden. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kannst Du jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unseres Beschäftigungsverhältnisses musst Du diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Dir zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Zum Teil können Dir Nachteile entstehen, wenn Du bestimmte personenbezogene Daten nicht bereitstellst, z.B. fehlende erleichternde Arbeitsmittel für Schwerbehinderte, zusätzlicher Beitrag in die Pflegeversicherung bei Kinderlosigkeit. Solltest Du uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann dies der Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses entgegenstehen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Dich hierüber und über Deine diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Findet Profiling statt?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich kein Profiling oder vergleichbare Maßnahmen.

Information über Dein Widerspruchsrecht nach Artikel 21 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO.

Legst Du Widerspruch ein, werden wir Deine personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Deines Namens und Deiner Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:

freshcells systems engineering GmbH
Burghofstraße 40, 40223 Düsseldorf
Tel.: +49 (0) 211 933 01 10
eva.piasetzky@freshcells.de