Reception & Office Management part time 32 hrs. (m/f/d)

freshcells systems engineering GmbH is a software company based in Düsseldorf, Germany with a dynamic team of over 40 employees.

We are not a hire-and-fire company; we prefer to quench our thirst with a cold drink after work.

To strengthen our team in Düsseldorf, we are looking for support for reception & office management (m/f/d) in part-time 32 hrs.

You should be able to communicate in English and in German.

Wenn du integraler Bestandteil eines unserer Teams werden möchtest, dann sende uns deine Bewerbungsunterlagen bitte per E-Mail an:

Der freshcells Spirit

  • Wir bleiben stets wir selbst.
  • Wir fördern individuelle Talente.
  • Wir sind kreative Nerds aus unterschiedlichsten Bereichen.
  • Wir verstecken uns nicht.
  • Wir kommunizieren offen, ehrlich & fair.
  • Wir bauen auf Respekt, Vertrauen & Verantwortung.
  • Wir sind innovationsgetrieben und bereit, in Ideen zu investieren.
  • Wir wissen, dass man die besten Ergebnisse nur im Team erzielt.
  • Wir machen Fehler, doch wir lernen daraus.
  • Wir sind offen, wir sind mutig

Was wir dir bieten

  • Flexible Homeoffice Tage
  • Flex-Time für Frühaufsteher und Nachteulen
  • Digitale Weiterbildungskurse, für jeden Mitarbeiter zur freien Verfügung
  • Betriebliche Altersvorsorge mit Zuschuss vom Arbeitgeber möglich
  • Monatliches Company Breakfast
  • Sommer-, Weihnachts und Firmenfeiern
  • High-End Equipment auch zur privaten Nutzung
  • Einen sicheren und langfristig ausgelegten Arbeitsplatz
  • Eine hundefreundliche Arbeitsumgebung
  • Regelmäßigen Austausch, Feedbacks, Teammeetings & Retrospektiven
  • Raum für eigene Ideen und persönliche Weiterentwicklung
  • Abwechslungsreiche und spannende WebTech Projekte
  • Internationale top Kunden und Kollegen
  • Unterstützung bei relocating Prozessen
  • Kostenlose Deutsch Kurse für Zugezogene

Your Responsibilities

  • Reception and support of guests in German and English language
  • Preparing for and following up on meetings (shopping, setting the table, arranging, clearing away, etc.)
  • Preparation and follow-up of the monthly Company Breakfast (shopping, setting, arranging, clearing, etc.)
  • Organization of company events such as summer party and Christmas party, trade fair planning
  • Beverage orders, gas cylinder orders
  • Commissioning of craftsmen for repairs in the house (e.g. electrician)
  • Monthly purchase for basic needs in the house and for 2 employees kitchens
  • General office organization
  • Answering and forwarding telephone calls
  • Parcel reception for all companies located in the house
  • Get mail from mailbox and distribute to all companies in the house (Freshcells, Craftsales, Findus)
  • Supervision of occupational health and safety topics
  • Inventory and labeling of hardware, inventory of promotional items, key assignments
  • Regular inventory of dishes in the house
  • Administrative tasks in JIRA, Confluence and Float, Excel and Word, enter vacation requests and sick leave, schedule feedback sessions, maintain employee data
  • Support relocation process of new employees
  • Pflege des Geburtstagskalenders, Geburtstagskarten für Mitarbeiter schreiben
  • Erstellung von Küchendienstplänen

Your Qualifications

  • Professional experience in a comparable position desirable
  • Good computer skills
  • Good English and very good German skills
  • Ideally successful completion of commercial training

Ergreif die Initiative

Bitte beachte

Postalisch gesendete Bewerbungen können bei der Bewerbung nicht berücksichtigt werden. Aus diesem Grund werden auch keine Bewerbungsmappen zurückgegeben.